Уничтожение документов

Регламент уничтожения документов

Документооборот любой организации, кроме прочих организованных действий и операций, подразумевает также и уничтожение документов по истечении их срока хранения. В отношении данного специфического акта с нормативной стороны по обязательной и общепринятой практике любой официальной деятельности юридического лица (в предпринимательстве, хозяйствовании и т.д.) руководствуются законами, нормами, инструкциями и предписаниями, прежде всего, целого ряда государственных постановлений. Так, уничтожение документов (кадровых, бухгалтерских и прочих), их утилизацию на законодательном уровне в РФ регламентируют:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
• "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения"
• Налоговый Кодекс РФ часть 1 от 31.07.98 №146-ФЗ, часть 2 от 05.08.2000 № 117-ФЗ

Кроме того, уничтожение документов организации или предприятия, естественно, дополнительно может быть регламентировано некоторыми положениями внутренних корпоративных постановлений, норм и инструкций. При этом такие положения должны соответствовать "букве и духу" упомянутых выше государственных регламентаций и не могут им противоречить ни в сроках, ни в технике, ни в каких-либо других аспектах организации и процесса уничтожения документов.

Технологии уничтожения документов. Уничтожители бумаг

Уничтожение документов с ходом научного и технического прогресса технологически уже очень далеко ушло от своих "исторических" форм. Всем известные "классические" методы измельчения документов и сжигания выполняются теперь не вручную, а с применением современной специальной техники и оборудования утилизации и уничтожения бумаг (документы чаще всего представлены на бумажных носителях). Так, для механизации и автоматизации процесса уничтожения документов появилась, развивается и широко используется на практике целая новая категория специального аппаратного оборудования, которая так и называется - уничтожители бумаг. Всем, наверное, уже знакомы "малые формы" данной техники, присутствующие сейчас уже во многих организациях, представленные в своем офисном варианте - офисный уничтожитель бумаг.

Однако уничтожение документов, деловых, производственных, хозяйственных бумаг и т.п. в больших объемах и\или масштабах, естественно, требуют и другого подхода, и более мощного технологического и аппаратно-технического обеспечения. Речь здесь может идти уже о, так сказать, "профессиональном" подходе и "промышленном" оборудовании. Кроме того, профессиональная техника и оборудование проводят уничтожение документов на скоростях, значительно превосходящих возможности, скажем, офисных уничтожителей бумаг. Для многих современных ситуаций данная характеристика является очень значимой.

На современном рынке услуг компании, предлагающие и предоставляющие услуги уничтожения документов, чаще всего используют технологии, технику и оборудование, проводящие в отношении тех или иных объемов и партий списанных и подлежащих уничтожению документов (бумаг):

• шредирование (разрезание на множество мелких частей, как большой аналог офисного уничтожителя бумаг),
• химическую обработку тем или иным реагентом,
• сжигание,
• другие виды переработки уничтожаемых документов (бумаг),
• захоронение (закапывание)